オフィスやクリニックの清掃を外部委託する際、もっとも大きな懸念点となるのが「セキュリティ」です。
企業の命運を握る機密書類、開発中のソースコード、患者様の個人情報が記されたカルテ……。
これらが日常的に露出する空間に、外部の清掃スタッフを招き入れることには、相応のリスクが伴います。
「掃除はしてほしいけれど、情報の盗み見や漏洩が怖い」「万が一トラブルが起きたとき、誰が責任を取ってくれるのか」と不安を感じ、アウトソーシングを躊躇している担当者の方も少なくありません。
本記事では、機密情報を扱う施設が安心して清掃を任せられる「信頼できる業者」の選び方を、具体的なチェックポイントとともに解説します。
オフィス清掃・クリニック清掃でセキュリティ対策が重要な理由
オフィス清掃や施設清掃を依頼する際、多くの担当者は「料金」や「清掃の質」に目が行きがちです。
しかし、クリニックの院長やIT企業の総務担当者にとって、それ以上に重要なのが「情報の安全」です。
例えば、クリニックでは診察室や受付に患者様の氏名・病歴・住所といった極めてデリケートな情報が溢れています。
医療従事者以外のスタッフが入室する際、意図的でなくとも情報が目に入ってしまうリスクや、ゴミ箱に捨てられた書類から情報が復元されるリスクを考慮しなければなりません。
また、IT企業や士業事務所では、鍵の管理不備による不法侵入や、作業員によるPCデータのコピーといった事態が、事務所の信頼を根底から揺るがす致命傷になりかねないのです。
セキュリティに強いオフィス清掃業者の選び方「5つの基準」
「安心な業者」と「そうでない業者」の差は、単なるマナーの良し悪しだけではありません。
組織としてどのような防衛策を講じているか、客観的な指標で判断する必要があります。
1. 守秘義務契約（NDA）の締結と身元保証
信頼できるオフィス清掃業者であれば、契約時に「機密保持契約書（NDA）」を締結するのは当然の義務です。
これに加えて、実際に現場へ入るスタッフ一人ひとりに対して、会社側が「誓約書」を提出させているか、また身元保証人が明確であるかを確認しましょう。
2. 公的な情報セキュリティ認証の有無
自社の主観的な「安心です」という言葉よりも、第三者機関による認証の方が客観的で信頼できます。
特に以下の2つの認証を保持している企業は、情報の取り扱いに対して一定の基準をクリアしていると判断できます。
| 認証名称 | 概要とチェックの重要性 |
|---|---|
| プライバシーマーク（Pマーク） | 日本産業規格「JIS Q 15001」に基づき、個人情報の取り扱いが適切であると認められた事業者に付与されるマークです。 |
| ISMS（ISO/IEC 27001） | 情報セキュリティマネジメントシステムに関する国際規格であり、情報の機密性・完全性・可用性を維持するための体制を証明します。 |
上記のような認証を取得している業者は、スタッフへの教育カリキュラムがシステム化されており、情報の露出を最小限に抑える清掃手順を熟知しています。
3. スタッフ教育の徹底度
「ただ掃除をするだけの人」を派遣している業者は危険です。
一流の業者では、入職時にセキュリティ研修を実施しており、「書類には絶対に触れない」「ゴミの分別内容を他言しない」「指定されたエリア以外には立ち入らない」といったルールを徹底させています。
4. 鍵の管理体制と入退室記録
オフィス清掃業者が夜間や早朝に作業する場合、鍵を預けるケースも多いでしょう。
この際、鍵の保管場所がセキュリティボックスで管理されているか、誰がいつ持ち出したかの記録（ログ）が残る体制になっているかを確認してください。
5. 損害賠償保険への加入状況
どんなに注意を払っていても、万が一の事故（機密書類の紛失や設備の損壊）は起こり得ます。
その際、業者が十分な賠償能力を備えた損害賠償保険に加入しているかどうかは、発注者側のリスクヘッジとして欠かせません。
専門清掃を依頼する際の注意点：エアコンやグリーストラップ
日常的な日常清掃だけでなく、定期的な「エアコン清掃」や、飲食店を併設するビルなら「グリーストラップ清掃」などの専門清掃も必要になります。
エアコン清掃を業者に依頼する場合、作業時間は数時間に及び、分解作業のためにデスク周りを養生（保護）する必要があります。
この際、デスク上の書類を業者が勝手に移動させるようなことがあれば、セキュリティ上の懸念が生じます。
作業前の打ち合わせで「書類の取り扱い」について明確な指示が出せる業者を選びましょう。
また、厨房設備を持つ施設であれば、グリーストラップ清掃も欠かせません。グリーストラップとは、排水に含まれる油やゴミを分離する装置のことです。
放置すると悪臭や害虫の発生、排水管の詰まり、さらには法令違反に問われるリスクもあります。
こうした裏方の清掃も含めて一括してアウトソーシングできる信頼できる専門業者がいれば、管理の手間を大幅に削減できます。
オフィス清掃の相場と外注のメリット
「オフィス清掃は高い」というイメージを持つ方もいますが、実際には自社で従業員が清掃を行う際の「人件費（時給）」や「清掃用具の調達コスト」を考えると、外注した方が安く済むケースが多々あります。
一般的なオフィス清掃の相場は、広さや頻度によって異なりますが、週1〜2回の巡回清掃であれば月額数万円程度から可能です。
横浜や愛知、名古屋といった主要都市では競合も多く、価格競争も起きていますが、あまりに「安い」ことだけを売りにする業者は、スタッフ教育やセキュリティ対策を削っている可能性があるため注意が必要です。
よくある質問（FAQ）
Q1：清掃スタッフがカルテの内容を見てしまわないか心配です。
A1：信頼できる業者では、清掃作業中に視線を逸らす、書類に背を向けるといった具体的な行動指針をスタッフに教育しています。
また、重要書類が露出している場合は「そのエリアの清掃をスキップする」などの個別ルールを契約時に設定することも可能です。
Q2：鍵を預けて夜間に掃除してもらうのは不安です。
A2：スマートロックや入退室管理システムを導入しているオフィスであれば、清掃員専用のテンポラリーな権限を付与することで、いつ入室し、いつ退出したかをリアルタイムで監視できます。
また、物理キーを預ける場合は、業者側の鍵管理台帳を確認させてもらうのが良いでしょう。
Q3：不慣れなアルバイトが来そうで心配です。
A3：大手や優良な地場業者では、初回作業時は必ず社員やベテランスタッフが同行し、現場固有のルール（触れてはいけないもの、入ってはいけない部屋）を徹底的に叩き込みます。
派遣スタッフやアルバイトであっても、厳格な守秘義務教育を受けている業者を選んでください。
まとめ：信頼できるパートナー選びが、オフィスの安全を創る
オフィスやクリニックの清掃を外部に委託することは、単に場所を綺麗にするだけでなく、「本業に集中できる環境を整える」という前向きな投資です。
セキュリティ対策が万全な清掃業者を選ぶためのポイントは、以下の通りです。
- ・プライバシーマーク等の公的認証を保有しているかを確認する。
- ・現場に入るスタッフへの具体的なセキュリティ教育内容をヒアリングする。
- ・万が一の事態に備えた損害賠償保険とNDA締結を確認する。
横浜や名古屋、愛知エリアで、機密情報の取り扱いに長けた清掃業者をお探しなら、ぜひ名鉄クリーニングへご相談ください。
私たちは長年の実績に基づき、クリニックやIT企業様の高いセキュリティ要求に応えるオフィス清掃・施設清掃サービスを提供しています。
